Niniejszy regulamin dotyczy sesji otwartych oraz zamkniętych, realizowanych dla Centrum Egzaminacyjnego Clan City PL277 przez Exam Academy z siedzibą w Radomiu.

Centrum Egzaminacyjne CLAN CITY PL277, zwane w dalszej części regulaminu CLAN CITY, przeprowadza dla kandydatów indywidualnych lub szkół/instytucji, które zgłaszają kandydatów przez Exam Academy w Radomiu (zwanego dalej Exam Academy), następujące egzaminy Cambridge English:

• Pre A1 Starters
• A1 Movers
• A2 Flyers
•  A2 Key (KET) / A2 Key for Schools (KET)
• B1 Preliminary (PET) / B1 Preliminary for School (PET)
• B2 First (FCE) / B2 First for Schools (FCE)
• C1 Advanced (CAE)
• C2 Proficiency (CPE)

1. REJESTRACJA NA EGZAMIN

ZAPISY INDYWIDUALNE:

a) Zapisy na egzaminy Cambridge English odbywają się zgodnie z aktualnym kalendarzem i cennikiem egzaminów  stanowiącym integralną część niniejszego regulaminu. Na egzamin można zarejestrować się w Exam Academy w Radomu osobiście lub wysyłając formularz/e zgłoszeniowy/e i oświadczenie/a pocztą na adres: Kusocińskiego 1a lok.2, 26-609 Radom lub na adres e-mail: kontakt@examacademy.com.pl. Oryginały dokumentów przesłanych mailem powinny zostać złożone w Exam Academy najpóźniej w ostatnim dniu rejestracji na egzamin.

b) Po zgłoszeniu kandydat otrzyma pocztą elektroniczną potwierdzenie, że jego dane zostały wpisane na listę zgłoszeń oraz informację o konieczności wniesienia opłaty egzaminacyjnej w wysokości zgodnej z aktualnym cennikiem egzaminów oraz w określonym terminie. Opłaty należy dokonać przelewem na konto O NAZWIE: Akademia 09 1240 1789 1111 0011 3733 8552, podając w tytule przelewu imię i nazwisko osoby zdającej oraz skróconą nazwę egzaminu — np. Jan Kowalski, C1 Advanced.

c) Po zaksięgowaniu wpłaty na koncie oraz otrzymaniu dokumentów rejestracyjnych kandydat otrzyma pocztą elektroniczną potwierdzenie rejestracji na egzamin. Osoby, które nie spełnią wymagań wymienionych w punktach 1. a-b, nie zostaną zarejestrowane na egzamin, a ich dane zostaną usunięte z listy kandydatów.

d) Osoby pragnące otrzymać certyfikat kurierem, zobowiązane są do opłacenia przesyłki w kwocie 50 zł brutto.CLAN CITY spółka z ograniczoną odpowiedzialnością ul. Pszczyńska 69, 44-100 Gliwice; KRS: 0000804528 tel.: 606 344 090 e-mail: egzaminy@clancity.pl

ZAPISY GRUPOWE:

a) Zapisy na egzaminy Cambridge English odbywają się za pośrednictwem wybranej szkoły lub instytucji, która wyrazi gotowość dopełnienia, w imieniu kandydatów, wymaganych procedur rejestracyjnych. Aby można było dokonać rejestracji grupowej, grupa zgłaszana przez szkołę lubinstytucję na dany egzamin powinna liczyć przynajmniej 10 osób (w przypadku mniejszych grup prosimy o kontakt z Exam Academy celem sprawdzenia możliwości przeprowadzenia egzaminu).

b) Aby zarejestrować kandydatów na egzamin w sesji zamkniętej, instytucja lub szkoła zgłaszająca powinna:

• Uzgodnić z Exam Academy datę zamkniętej sesji egzaminacyjnej;
• Zebrać i przekazać Exam Academy (w terminie określonym przez Exam Academy) wypełnione przez kandydatów: Formularz zgłoszeniowy na egzamin Cambridge English i/lub Formularz zgłoszeniowy na egzamin Young Learners;

Ww. formularze oraz pozostałe dokumenty rejestracyjne szkoły/instytucje otrzymują od Exam Academy mailowo.

• Przekazać rejestrowanym przez siebie kandydatom: niniejszy Regulamin oraz Summary Regulations, a w przypadku egzaminów YLE również Niezbędnik zdającego egzamin Young Learners oraz dopilnować, aby kandydaci złożyli podpisy na formularzach zgłoszeniowych;
• Na podstawie wystawionej przez Exam Academy faktury, wnieść odpowiednią opłatę egzaminacyjną przelewem na konto mBank: 07 1140 2004 0000 3602 7646 6433. Ww. opłata egzaminacyjna powiększona zostanie o kwotę 100,00 zł brutto na poczet przesyłki certyfikatów do instytucji zgłaszającej, chyba, że przedstawiciel instytucji zgłaszającej zadeklaruje osobisty odbiór certyfikatów.

Kandydaci zgłaszani przez szkoły/instytucje nie wnoszą opłaty za egzamin indywidualnie na konto Exam Academy. Sposób opłacenia egzaminu przez kandydatów, a tym samym formalności z tym związane ustala szkoła/instytucja zgłaszająca.

Wypełnione przez kandydatów dokumenty zgodnie z Umową o powierzeniu przetwarzania danych osobowych, Exam Academy przechowuje u siebie przez 2 lata, z poszanowaniem przepisów ochrony danych osobowych;

WAŻNE: W przypadku kandydata, który nie ma ukończonych osiemnastu lat, dokumenty rejestracyjne i inne oświadczenia woli podpisać może jedynie jego rodzic lub opiekun prawny. Osoby dorosłe muszą w dniu egzaminu legitymować się dowodem osobistym lub ostatecznie innym dowodem tożsamości oficjalnie uznanym w Polsce (np. prawo jazdy, paszport). Kandydaci zdający egzamin C1 Advanced poza swoim krajem pochodzenia muszą wylegitymować się paszportem lub krajowym dowodem osobistym. Dokumenty tożsamości w wersji cyfrowej nie są akceptowane podczas sesji egzaminacyjnej.

WAŻNE: Kandydaci podchodzący do egzaminu w celach imigracyjnych (dotyczy państw poza Wielką Brytanią) muszą samodzielnie upewnić się w odpowiednich instytucjach imigracyjnych, jakim CLAN CITY spółka z ograniczoną odpowiedzialnością ul. Pszczyńska 69, 44-100 Gliwice; KRS: 0000804528 tel.: 606 344 090 e-mail: egzaminy@clancity.pl dokumentem tożsamości powinni się posługiwać podczas egzaminu, by egzamin był przez dane służby uznany.

2. SPECJALNE UDOGODNIENIA

a) Kandydaci z niepełnosprawnością

Kandydaci z niepełnosprawnością lub rodzice/opiekunowie prawni osób nieletnich wymagających specjalnych udogodnień (np. niedowidzących lub niedosłyszących) powinni zgłosić wszelkie potrzeby w Exam Academy w momencie zgłaszania na egzamin.

Wymagane dokumenty z tym związane:

• zaświadczenie lekarskie w formie listu i/lub raportu, które powinno zawierać medyczną nazwę choroby/niepełnosprawności, stopień zaawansowania choroby/niepełnosprawności, uzasadnienie ubiegania się o specjalne udogodnienia, o które kandydat wnioskuje.
• wypełniony i podpisany przez kandydata lub rodzica/opiekuna prawnego wniosek o specjalne udogodnienia (dostępny w Exam Academy w Radomiu).

b) Kandydaci z dysleksją, dysgrafią lub dysortografią

Osoby, które chciałyby ubiegać się o wydłużenie czasu pisemnych części egzaminu (nie wliczając części ze słuchu - listening) z powodu dysleksji, dysgrafii lub dysortografii, powinny zgłaszając się na egzamin dostarczyć Exam Academy następujące dokumenty:

• Skan/kopię zaświadczenia z poradni psychologicznej w języku polskim i/lub angielskim (lub tłumaczenie dokumentu na wspomniane języki) z informacją o stopniu zaawansowania dysleksji, dysgrafii lub dysortografii wydanego przez instytucję i osobę z odpowiednimi kwalifikacjami, wystawionego, gdy kandydat miał co najmniej 13 lat. Ww. dokument musi zawierać zapewnienie, iż trudności w uczeniu zostały potwierdzone w odpowiednim teście, którego nazwa również musi pojawić się w dokumencie.
• Wypełniony i podpisany formularz Wniosku o specjalne udogodnienia (dostępny w Exam Academy w Radomiu).

WAŻNE: Powyższe dokumenty powinny zostać złożone w Exam Academy najpóźniej podczas rejestracji na egzamin. Po tym terminie dokumenty związane ze specjalnymi udogodnieniami nie będą uwzględniane.

3. ZMIANY PO REJESTRACJI I ZWROT OPŁAT

W przypadku, gdy liczba kandydatów zapisanych na dany egzamin nie osiągnie minimum wymaganego przez Cambridge University Press & Assessment, egzamin nie odbędzie się, a Exam Academy dokona zwrotu opłaty egzaminacyjnej. CLAN CITY spółka z ograniczoną odpowiedzialnością ul. Pszczyńska 69, 44-100 Gliwice; KRS: 0000804528 tel.: 606 344 090 e-mail: egzaminy@clancity.pl

a) Po dokonaniu rejestracji kandydat nie może zmienić centrum egzaminacyjnego, w którym przystąpi do egzaminu.

b) Kandydat może zrezygnować z przystąpienia do egzaminu i otrzymać zwrot opłaty egzaminacyjnej w pełnej wysokości, pod warunkiem złożenia wniosku najpóźniej 3 dni przed zakończeniem terminu rejestracji na daną sesję, który określony jest na stronie internetowej Exam Academy. Formularz wniosku o zwrot opłaty egzaminacyjnej należy pobrać w Exam Academy. Po upływie tego terminu możliwe są wyłącznie zwroty uzasadnione przyczynami, o których mowa poniżej, w pkt 3 c.

c) W przypadku nieobecności kandydata na częściach pisemnych egzaminu możliwy jest zwrot opłaty egzaminacyjnej w wysokości 80% ceny egzaminu, jeżeli nieobecność ta wynika:

• z przyczyn zdrowotnych — w celu uzyskania zwrotu należy dostarczyć do Exam Academy — nie później niż w ciągu 3 kalendarzowych dni od daty pisemnych części egzaminu, na który zarejestrowany był kandydat — zwolnienie lekarskie, obejmujące swym zakresem datę pisemnych części egzaminu na formularzu lekarskim oraz wypełniony formularz wniosku o zwrot opłaty egzaminacyjnej dostępny w Exam Academy.
• z powodu śmierci osoby bliskiej kandydatowi w okresie bezpośrednio poprzedzającym datę części pisemnych egzaminu — w celu uzyskania zwrotu należy dostarczyć do Exam Academy — nie później niż w ciągu 3 kalendarzowych dni od daty pisemnych części egzaminu, na który zarejestrowany był kandydat — kserokopię aktu zgonu oraz wypełniony formularz wniosku o zwrot opłaty egzaminacyjnej.

d) Nie ma możliwości zmiany terminu części pisemnych egzaminu, w tym listeningu.

e) Wpłaty nie mogą być przenoszone z jednego egzaminu na inny lub przesuwane na kolejne sesje egzaminacyjne.

f) Zwrot opłaty egzaminacyjnej, o której mowa w pkt 3 c, następuje po akceptacji przez Cambridge University Press & Assessment dostarczonego przez kandydata zwolnienia lekarskiego lub innego dokumentu potwierdzającego ważną przyczynę nieobecności kandydata na egzaminie. W przypadku braku akceptacji przez Cambridge University Press & Assessment wniosku o zwrot opłaty egzaminacyjnej, Exam Academy nie dokonuje zwrotu opłaty egzaminacyjnej.

4. SESJA EGZAMINACYJNA

a) Egzaminy zasadniczo odbywają się w siedzibie Exam Academy, przy ul. Kusocińskiego 1a lok.2 w Radomiu lub w innych salach przez nią wyznaczonych.

b) Terminy egzaminów pisemnych i ze słuchu, jak również egzaminów ustnych, określone są według kalendarza sesji egzaminacyjnej, a później potwierdzone w Confirmation of Entry (CoE), które kandydaci otrzymują mailowo. To dokument potwierdzający rejestrację na egzamin zawierający szczegółowy harmonogram i miejsce odbywania się poszczególnych części egzaminu, na podstawie którego kandydat wpuszczany jest na salę egzaminacyjną.

c) Kandydaci, którzy nie otrzymają Confirmation of Entry, do tygodnia przed planowaną datą egzaminu, zobowiązani są skontaktować się z Exam Academy. Kandydatom, którzy nie otrzymali CLAN CITY spółka z ograniczoną odpowiedzialnością ul. Pszczyńska 69, 44-100 Gliwice; KRS: 0000804528 tel.: 606 344 090 e-mail: egzaminy@clancity.pl
Confirmation of Entry i nie zgłosili tego faktu pracownikom Exam Academy, czego efektem było nieprzystąpienie do egzaminu, nie przysługuje prawo do zwrotu wniesionej opłaty egzaminacyjnej z powyższego powodu.

d) Na każdą część egzaminu należy stawić się punktualnie, minimum 30 minut przed godziną rozpoczęcia egzaminu podaną w Confirmation of Entry. Kandydaci spóźnieni na egzamin mogą nie zostać wpuszczeni do sali egzaminacyjnej.

e) Na każdą część egzaminu należy przynieść ze sobą:

• Egzaminy od A2 Key do C2 Proficiency:
• ważny dowód tożsamości z aktualnym zdjęciem (akceptowane dowody tożsamości: dowód osobisty, europejski dowód osobisty, pozwolenie na pobyt z danymi biometrycznymi, prawo jazdy, paszport, legitymacja uczniowska – wyłącznie w sytuacji, gdy kandydat jest niepełnoletni i nie dysponuje innym dowodem tożsamości). Osoby, które nie będą miały przy sobie ważnego dokumentu potwierdzającego tożsamość, mogą nie zostać wpuszczone na salę egzaminacyjną;
• wydrukowane Confirmation of Entry;
• długopis, ołówek (B/HB) i gumkę.
• Egzaminy YLE:
• długopis, ołówek, gumkę, temperówkę, obowiązkowy zestaw 10 kredek (żółtą, pomarańczową, czerwoną, różową, niebieską, fioletową, zieloną, brązową, czarną, szarą).

f) Kandydaci nie mogą sami dokonywać wyboru osoby, z którą zdawać będą egzamin ustny, lecz dobierani są w pary przez pracowników Exam Academy. W przypadku nieparzystej liczby kandydatów, istnieje możliwość, iż kandydaci będą egzaminowani we trójkę.

g) Egzamin ustny może być nagrywany celem kontroli jakości pracy Egzaminatorów Ustnych przeprowadzanej przez Cambridge University Press & Assessment. Kandydat lub rodzic/opiekunprawny wyraża zgodę na dokonanie ww. nagrania.

h) Kandydaci przystępujący do egzaminów: B2 First (FCE), C1 Advanced (CAE), C2 Proficiency (CPE), muszą zostać sfotografowani w dniu egzaminu. Nie dotyczy to egzaminów w wersji „for Schools”. Procedura ta ma na celu wiarygodną weryfikację tożsamości kandydata oraz otrzymanych przezniego wyników przez organizacje takie jak uniwersytety czy instytucje imigracyjne. Bardzo ważne informacje dotyczące przebiegu egzaminu:

• na sali egzaminacyjnej zabronione jest posiadanie sprzętu elektronicznego takiego jak laptopy, tablety, telefony komórkowe, smartwatche czy zegarki naręczne. Prosimy o nieprzynoszenie wyżej wymienionego sprzętu.
• Jeżeli kandydaci będą mieli w posiadaniu wymienione urządzenia, muszą być one wyłączone i oddane do depozytu obsłudze egzaminu na cały czas jego trwania, włącznie z przerwami. Niezastosowanie się do tego zakazu skutkuje dyskwalifikacją i tym samym nie ma możliwości ubiegania się o zwrot kosztów egzaminu. CLAN CITY spółka z ograniczoną odpowiedzialnością ul. Pszczyńska 69, 44-100 Gliwice; KRS: 0000804528 tel.: 606 344 090 e-mail: egzaminy@clancity.pl
• Prosimy o nieprzynoszenie wartościowych przedmiotów, Exam Academy oraz CLAN CITY nie ponoszą odpowiedzialności za przedmioty pozostawione w szatni. Kandydaci, którzy nie zastosują się do powyższych zasad mogą zostać zdyskwalifikowani bez możliwości zwrotu opłaty za egzamin.

5. UWAGI I REKLAMACJE DOTYCZĄCE PRZEBIEGU EGZAMINU

Wszelkie uwagi dotyczące przebiegu egzaminu należy przekazać osobie prowadzącej egzamin natychmiast po jego zakończeniu, zaś w przypadku egzaminu ze słuchu (listening)— na początku testu, po wysłuchaniu nagrania próbnego. Zgodnie z regulacjami przewidzianymi przez Cambridge University Press & Assessment, skargi złożone po egzaminie nie będą uwzględniane.

6. WYNIKI EGZAMINÓW

a) Wyniki egzaminów dostępne będą po ok. 6–8 tygodniach, licząc od daty egzaminów pisemnych. Dokładne daty udostępnienia wyników podane zostaną w Confirmation of Entry.

b) Wyniki dostępne będą na stronie internetowej: https://candidates.cambridgeenglish.org Indywidualne hasła dostępu do strony kandydaci otrzymają w Confirmation of Entry.

c) O wynikach nie informujemy telefonicznie ani pocztą elektroniczną.

d) Z wyjątkiem egzaminów ustnych, które oceniane są na miejscu, prace egzaminacyjne oceniane są w Cambridge. Cambridge University Press & Assessment nie udostępnia ich kandydatom, szkołom ani centrom egzaminacyjnym. Nie ma możliwości wglądu w prace egzaminacyjne czy też uzyskania informacji na temat ilości punktów otrzymanych z poszczególnych zadań.

e) Reklamacje wyników egzaminów kandydaci mogą zgłaszać do CLAN CITY poprzez Exam Academy w nieprzekraczalnym terminie 15 dni, licząc od daty ogłoszenia wyniku egzaminu. Istnieją dwie możliwości odwołania się od wyniku egzaminu do Cambridge University Press & Assessment:

• ETAP I — żądanie ponownego przeliczenia punktów uzyskanych przez kandydata (etap ten jest wymagany przed przystąpieniem do drugiego etapu odwołania od wyników),
• ETAP II — żądanie ponownego sprawdzenia i oceny pracy kandydata (dotyczy wyłącznie częścipisemnych, w tym ze słuchu). Obie wymienione usługi są płatne na rzecz Cambridge University Press & Assessment, jednakże w przypadku uwzględnienia reklamacji i zmiany wyniku kandydata, opłata podlega zwrotowi.

f) Certyfikaty przechowywane są w Exam Academy przez dwa lata, licząc od pierwszego dnia, gdy możliwy był ich odbiór. Następnie są one niszczone, podobnie jak wszelkie dane osobowe kandydata.

7. ODPOWIEDZIALNOŚĆ AUTORYZOWANEGO CENTRUM EGZAMINACYJNEGO CLAN CITY PL277 oraz EXAM ACADEMY

a) Centrum Egzaminacyjne CLAN CITY PL277, jako autoryzowane Centrum Egzaminacyjne Cambridge University Press & Assessment, realizuje za pośrednictwem Exam Academy usługi egzaminacyjne CLAN CITY spółka z ograniczoną odpowiedzialnością ul. Pszczyńska 69, 44-100 Gliwice; KRS: 0000804528 tel.: 606 344 090 e-mail: egzaminy@clancity.pl świadczone przez tę instytucję i jest odpowiedzialne za zagwarantowanie sposobu przeprowadzania egzaminów zgodnie z procedurami i zasadami Cambridge University Press & Assessment.

b) CLAN CITY oraz Exam Academy nie ponoszą odpowiedzialności za nieprawidłowości wynikające z przyczyn nieleżących po ich stronie. Dotyczy to w szczególności niezawinionych przez CLAN CITY oraz Exam Academy przerw czy opóźnień w przebiegu egzaminu, odwołania egzaminu, jak również opóźnień w podaniu wyników.

c) W każdym przypadku CLAN CITY oraz Exam Academy dołożą starań, aby jak najszybciej usunąć ewentualne wynikłe zakłócenia i nieprawidłowości oraz przywrócić prawidłowy przebieg realizacji każdego elementu usługi egzaminacyjnej. W powyższej sytuacji CLAN CITY oraz Exam Academy ograniczają się do umożliwienia przystąpienia do egzaminu w innym terminie lub zwrotu opłaty egzaminacyjnej.

d) Centrum Egzaminacyjne CLAN CITY zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w regulaminie, a jego zmiany stają się obowiązujące w momencie ich publikacji na stronie https://www.examacademy.com.pl/.